電話応対～入☆門☆編～
みなさんこんにちは。
りんくスタッフのタングステンでごわす。
いよいよ初夏が近付いてきて暑く感じる日も出現してまいりましたね（タングステン調べ）。
服装選びに苦慮する季節ではございますが、風邪など召されぬようご自愛くださいませ。
さて、本日のブログは電話応対についてです。
事務職であれば、新人の業務として割り振られることが特に多い業務になります。
本日はなぜ新人に割り振られることが多いのかも含めて、電話応対に関する記事を書いていきたいと思います。
会社にはいろいろな方からの電話がかかってきます。
いつも懇意にしている取引先からかかってくることもあれば、初めてお問い合わせをいただいた方からもかかってきます。
外出中の先輩からの電話や遠方の支社からの電話、気になるあの人からの内線もかかってくるでしょう。
すべての電話に共通しますが、電話応対の良し悪しで第一印象が決まってしまいますので、会社の窓口として常に良い応対を心がけたいですね。
ただ、新人のうちは電話応対へ対する不安を抱くことが多いかと思います。
どんなに元気な応対ができていても、準備が不十分だと相手を困らせてしまうこともあるかもしれません。
電話応対へ対する不安を少しでも軽減できるように、りんくではポイントの共有やロールプレイでの練習を行っていますが、ブログを読んでくださっている就活生の方は①～④の準備をして対策を行いましょう。
①機器の操作を習い、手なずける！
まず初めに取り掛かるのが電話機の操作方法の習得。
ハ〇ーポッターも杖の扱いを習い、呪文を覚えることで魔法が使えていますよね。
もしも呪文を覚えていなかったら〇ッターの杖もただのチョップスティックに成り下がってしまいます。
いざというときにすぐ使えるように先輩から使い方を聞いてメモを取り、電話機の邪魔にならないところに貼っておきましょう。
可能であれば、ハ〇ーのように模擬練習をさせてもらうと良いでしょう。
エクスペクト・パトローナァァァム！！！
②名を名乗ろう！
次に、電話に出た時の名乗り方を聞いておきましょう。
「我こそは真の三國無双なり！」と名乗ったところで相手が魏呉蜀の武将である可能性は限りなくゼロです。
会社によって「はい、りんく株式会社の〇〇です」と対応者の名前を名乗るパターンや、「はい、りんく株式会社です」と社名のみのパターンなどがあるので先の輩に確認しておきましょう。
③部署内を偵察し、内情を把握せよ！
初めの準備として部署内の人の名前と業務内容を把握しておくことと、毎日の確認事項としてそれぞれのスケジュール（会議や出張、お休みなど離席するもの）を確認しておきましょう。
デスクが割り振られていることが多いと思いますので、誰がどこの席かをメモしておきましょう。
その際、簡単に業務内容なども記載しておけると良いですよ。
スケジュールに関しては会社ごとに確認方法が異なるので、先輩に確認方法を聞いておきましょう。
④他社の情報にアンテナを張り、蓄積せよ！
取引のある会社の把握と業務内容を把握していきます。
これは電話応対をしながら少しずつ学んでいくこととなりますので、取り次ぎを行いながら少しずつメモをして蓄積していきましょう。
新人のうちに電話応対をさせる理由として大きな割合を占めるのは③と④を把握してほしいからだと思うでごわす。
自社内の各部署の役割や誰がどんな業務を担っているか、取引先はどのような会社が多いのかを電話応対を通して学べるからなのです。
ちなみに“事務”と一口に言っても、様々な業種の会社がありますよね。
電話応対は、その業種の内情を学ぶことができる一番の業務だと言っても過言ではないと思っています。
これから事務を目指す方々は「失敗できるのは新人の内！」と考えて積極的に電話応対にチャレンジしてほしいと思います。
失敗してしまったのならばそれを糧にして、次に活かしていければ何も問題はないのです。
トライ＆エラーの精神で、自分に合うやり方を構築できると良いですね。
【今日の一曲のコーナー】
Title：New World Messiah
Artist：Nocturnal Rites
Comment：力強いメタルサウンドが魅力のNocturnal Rites！聴けば力がみなぎる、そんな1曲です！
就労移行支援事業所りんくでは、障がいのある方の「働く」をサポートしています。就職前の訓練から、就活支援、就職後のサポートを一貫して行っています。
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